合規(guī)管理作為近兩年來的高熱詞匯，已經(jīng)逐漸走入各類企業(yè)，走到各位法總面前。如何從業(yè)務(wù)視角切入合規(guī)管理，從而提高管理質(zhì)效，是對每一個法務(wù)人員提出的考題。筆者認為要在系統(tǒng)思維下，突出重點，抓住“牛鼻子”，在重點領(lǐng)域，重要環(huán)節(jié)持續(xù)“打補丁”。無論什么樣的企業(yè)，其經(jīng)營活動的本質(zhì)都是銀貨兩訖，標(biāo)的物根據(jù)企業(yè)類型不同而有所差異，在經(jīng)營活動中，采購活動貫穿運營始終且難以避免，其風(fēng)險防范重要性不言而喻。本篇文章簡要梳理采購領(lǐng)域合規(guī)審查要點，并對常見問題結(jié)合從業(yè)經(jīng)歷提出合規(guī)管理建議，希望與各位法總同題共答。

采購領(lǐng)域合規(guī)管理應(yīng)是全過程管理，可從采購前期、中期及后期三個階段，有意識防范合規(guī)風(fēng)險。

一

采購前期

1.了解采購原因（動機）

當(dāng)己方企業(yè)作為采購方時，如所在行業(yè)無資質(zhì)等準(zhǔn)入要求限制時，通常情況下會具有較大的主動權(quán)和話語權(quán)，對于被采購方的管理和履約是選擇被采購單位時較為常規(guī)的考量因素。此時，需要根據(jù)采購目的、采購目標(biāo)方面考慮風(fēng)險識別。以采購目的來說，不同的采購目的對風(fēng)險管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，如當(dāng)項目履約過程中需要就某一類服務(wù)進行采購的情形，若無任何特殊情況，采購即可完成履約，只需要按照日常風(fēng)險防范即可；若是進行被采購單位的更換，那么就需要考慮銜接履約、額外成本、成本負擔(dān)等問題。在進行采購前要了解采購背景，盡可能多的掌握采購行為在履約中的地位和作用。

管理建議：這部分可以看作是對采購行為的“背調(diào)”，作為法務(wù)人員來講，面臨的情況可能是業(yè)務(wù)甩過來的一份簡單粗暴的采購合同，或者只言片語。此時，需要法務(wù)人員盡可能多的和業(yè)務(wù)進行交流，并通過提問的方式引導(dǎo)他們盡可能多的說關(guān)于采購的考慮、細節(jié)等。

對法務(wù)能力考驗：☆☆☆☆

2.對采購主體的審查

對采購主體的審查一是要看主體是否適格，即是否可以獨立進行采購行為。這一點可以從主體的性質(zhì)來看，將是否可以獨立承擔(dān)責(zé)任作為一個審查要點，一般情況下，自然人要具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，法人要符合法人設(shè)立要求，有采購資質(zhì)限制的還要看是否具有相應(yīng)資質(zhì)。主體適格，在法律允許范圍內(nèi)可進行采購行為。還有主體不適格的情況，如果是分公司采購，此時，可以要求不適格的分公司提供母公司規(guī)范授權(quán)。授權(quán)書由適格主體做出，詳細載明授權(quán)不適格主體進行采購行為，并對采購行為予以承認。有時間要求的，還可以寫明授權(quán)采購的時間范圍以及是否可以轉(zhuǎn)授權(quán)。如果詳細了解后確無適格主體，可考慮終止采購行為。

管理建議：1.當(dāng)己方作為被采購方時，對采購主體的審查可以借助第三方機構(gòu)披露的信息，如企查查、信用中國、執(zhí)行信息公開網(wǎng)等，詳細了解采購主體的營業(yè)情況、法律風(fēng)險等重要信息；再結(jié)合內(nèi)部管理對所獲信息進行綜合分析，決定是否予以合作。

2.當(dāng)己方作為采購方時，除要考察被采購單位的經(jīng)營信息外，還要詳細了解資質(zhì)是否具備，如有涉訴信息，還要看涉訴類型以及處理情況，必要時要求被采購單位出具履約承諾書等文件，以確保后續(xù)履約健康。

對法務(wù)能力考驗：☆☆☆

3.對合同文本的審查

采購合同文本的核心條款為采購內(nèi)容條款、支付條款、違約條款及爭議解決條款；次重點條款為雙方的權(quán)利義務(wù)條款。由于合同本質(zhì)是合作雙方相互妥協(xié)形成的，在條款磋商時，要始終把“實現(xiàn)合同目的”作為第一要義，進行文本審查時，要結(jié)合了解的采購背景，抓大放小，核心利益當(dāng)爭則爭。

管理建議：擬定不同版本的采購合同標(biāo)準(zhǔn)文本，當(dāng)己方具有話語權(quán)和主動權(quán)時，主動適用標(biāo)準(zhǔn)文本；當(dāng)己方處于劣勢談判地位，無法完全適用自己版本合同時，可以參考合同條款思路去爭取權(quán)益。

對法務(wù)能力考驗：☆☆☆☆

二

采購中期

4.對履約的跟蹤管理

采購行為，行至中期其實已經(jīng)進入履約階段，履約階段需要動態(tài)監(jiān)測。在這一階段如果己方是被采購方，則需要不定期將履約資料做好整理和歸檔，必要時給采購單位反饋，以獲得書面認可文件。如果是采購方，則可以針對性開展不定期的檢查。梳理檢查清單，結(jié)合管理重點，對履約進度嚴(yán)格把控，對不合規(guī)事項做好記錄，一來可以保證健康履約，二來可以作為考察被采購單位的依據(jù)，為后續(xù)是否再合作做好準(zhǔn)備。

管理建議：當(dāng)己方為被采購方時，從管理角度可以自擬履約體檢表，將采購單位關(guān)心和注意的事項作為自查內(nèi)容，詳細記錄并整改到位；定期與采購單位交流履約進度，一方面獲得明確的履約指示，另一方面一旦訴訟發(fā)生，也可以作為證據(jù)進行提交，此外，還可以隨時了解采購單位的資金動態(tài)，避免由于資金造成的履約風(fēng)險，同時還可以提升自身的履約能力和管理能力。當(dāng)己方為采購單位時，可以梳理檢查清單，清單可不面面俱到，只要能夠反應(yīng)被采購單位的履約能力即可。

履約過程需要業(yè)務(wù)與法務(wù)人員密切配合，檢查與自查可以相互配合，形成管理閉環(huán)。

對法務(wù)能力考驗：☆☆☆☆

三

采購后期

5.對采購全過程的復(fù)盤

一項采購工作結(jié)束后，不要急于將它放到一邊，要重新回顧整個采購行為的每個環(huán)節(jié)。需要進行招投標(biāo)手續(xù)的采購，手續(xù)是否完備？招投標(biāo)文件中的條件是否合理？有無按照政策要求避免對中小企業(yè)設(shè)置不合理的支付條款？不需要招投標(biāo)的采購工作，是否履行了嚴(yán)格的詢價程序？對采購單位的要求是否滿足？過程中是否出現(xiàn)了特殊的情況......等等這些都是在工作結(jié)束后需要重點復(fù)盤的。針對每一次復(fù)盤，一來可以找到采購工作的不足之處，針對不足，為管理漏洞打好補丁，二來也可以為公司選擇一批履約能力、管理能力、支付能力均較高的合作單位，排除潛在的風(fēng)險合作對象。

管理建議：合作復(fù)盤的環(huán)節(jié)，在全過程采購中的地位處于尾端，很容易被忽視。其實這部分內(nèi)容就像工作的“錯題本”，是幫助提升管理能力，優(yōu)化采購工作的重要環(huán)節(jié)。想要做實這部分工作，可以從回顧采購合同開始，與業(yè)務(wù)人員定期或不定期就已經(jīng)履約完的采購合同進行合同復(fù)盤會或者采購總結(jié)會，從業(yè)務(wù)和法務(wù)的角度分別記錄合作過程中的問題點和好的工作舉措或方法，形成采購管理清單等類似文件，可作為管理成果供學(xué)習(xí)交流。

寫在最后的建議：

采購行為的程序合規(guī)可以避免審計、巡察及行政處罰風(fēng)險，內(nèi)容合規(guī)可以避免管理風(fēng)險。作為企業(yè)的重要活動，對該領(lǐng)域應(yīng)該設(shè)置合規(guī)管理崗位，重點關(guān)注，針對性管理，不僅注重細節(jié)也要注重戰(zhàn)略把控。具體項目的采購要有采購計劃，事后有采購總結(jié)，形成全鏈條的有痕管控。

 （來源：WELEGAL公司法務(wù)聯(lián)盟 ）